ライティング

わかりやすい文章の秘訣【テクニカルライティング入門】

テクニカルライティング入門

「わかりやすい文章の秘訣」ってなんでしょうか?

このような疑問に答えます。

結論は、「要約力を身につけることから始めましょう」ということです。

この記事では、【我が家の中学生の子供にも分かる】をコンセプトに700日以上更新しているボクが、分かりやすい文章を書くために必要な要素と具体例、まず何から始めたら良いか、についてまとめてみました。

わかりやすい文章とは?

さっそくですが、わかりやすい文章ってどんな文章でしょうか。

図解されている、箇条書きになっている、、、読む人の数だけ、その基準は存在しるかも知れません。

ちなみにボクが、わかりやすい文章とは?と聞かれたら、このように答えます。

  • 読み手と目的を合わせて情報を確実に伝える
  • 正確なだけでなく、目的を達成しやすくすること

この2点に尽きると思っています。

わかりやすい文章を書けるメリット・デメリット

では、わかりやすい文章を書けるとどんなメリットがあるでしょうか?

例えば、あなたが、企業の広報・ホームページ担当者なら、自社の商品やサービスの価値が上がるかも知れません。

あなたがカスタマーサポートチームであれば、分かりやすく書いてあるマニュアルを読んで問題解決するユーザーが増えれば、直接サポートする頻度が削減できます。

またデメリットを考えるならば、相手に伝わらないためにお互いにストレスを抱える、報告書が分かりにくいために上司に適切な評価を得られない、といったことが考えられます。

一般的にわかりにくいとされる文章の要素とは

分かりやすい文章を理解するために、一般的にわかりにくいとされる文章の要素とは、どんなものがあるでしょうか?

  • 読み手目線でなく書き手目線
  • 簡潔な書き方になってない
  • 構成が不適切で何が言いたいのか分からない
  • 表現があいまいで具体的でない
  • 見やすさ、読みやすさの工夫が足りない

などなど、挙げればキリがありません。

では、初心者がわかりやすい文章を書くために、何から手をつければ良いでしょうか?

わかりやすい文章の秘訣は要約

わかりやすい文章の秘訣は要約です。

要約とは、「これだけは言っておく」を見つけることです。

これだけは言っておきたいことは何なのか?、を見つけるためには、予め、徹底的に考え抜くことが必要です。

また、テクニカルライティングの観点で言うと、要約(リード文)は200文字、一文ごとの文字数が50文字を目安にするのが良いとされています。

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新聞やネットニュースの要約を見てみると、、、

なるほど、確かに50文字程度のブロックが4つで構成されていてることがわかります。

お題:テレワーク で要約しよう

それでは早速、身近なテーマで要約してみましょう。

ここでは、想定する読み手を、テレワークのことを詳しく知らない中小企業の経営者や従業員として、要約してみてください。

文字数は全部で200文字程度、50文字ごとに区切ることも合わせて意識してみましょう。

ネタはGoogleで【テレワーク】と検索してみたり、国土交通省や総務省のホームページを見ればおおよそのことが分かります。

言葉に正解はありませんが、集めた情報の中から、自分なりにこれだけは言っておきたい、これは言わなくて良い、といったことを取捨選択することが重要です。

ちなみにボクの要約は以下の通りです。

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テレワークとは、通信技術をを活用して場所や時間にとらわれずに個々の状況に応じた柔軟にな働き方のことをいいます。

メリットとして、ひとりひとりの生産性を高める働き方を可能にすると言われており、近年、自宅や共同利用オフィス、出張先のホテルを使って仕事をすることができるようになりました。

国土交通省の調査によれば、普及率や認知度は上昇しているものの、まだ限定的な範囲に留まっており、中小企業や地域の積極的な取り組みが期待されています。

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要約するにあたり気をつけたことは3点あります。

①テレワークをひとことで言うと何なのか?、②テレワークを導入するとどんな良いことがあるのか?、③想定した読み手が目的を達成しやすいように省庁のデータで権威性を持たせたことです。

逆に、●%まで普及している、といった細かな調査データを提示することはこの要約に必要ない、と考えました。

また、総務省がテレワークのことを詳しく知らない中小企業の経営者や従業員に向けて発信している動画が見つかりましたので、ここに掲示しておきます。

まとめ

文章の組み立て、構成を意識すること。

1テーマを200文字程度でまとめて文章にする。

できれば、誰かに読んでもらったり、同じテーマで相互にレビューしてみる。

など、実際に手を動かしてみることが、わかりやすい文章を書く最初の一歩になります。

ABOUT ME
神作 英樹
●ウェブ解析士が日々の気付きをまとめています ●世田谷区在住 ●ウェブ解析や健康管理ネタなど ●身銭を切って買ったもの、実際に使ったもの、実際に見たものだけを紹介・我が子が理解できるわかりやすさが当ブログのポリシー