人生はモノで出来ていない

相手に伝わる話し方・メールの書き方のコツ

階層構造の画像

ビジネスでもプライベートでも、相手に伝わる話し方をしたいものです。

メールも同様に、3往復だったやり取りが2回、1回にできれば、お互い他のことに時間を使うことができます。

短い時間で相手に伝わることはもちろん、お客様から「その説明、分かりやすかったです」と言ってもらえるようになるかも知れません。

違いのイメージ画像

①全体像を相手にどのように伝えるか?

「ひとことで言うと~」

「◯◯の件です」

「今日のテーマは~です」

といった、話全体の要約の部分です。

全体像を話さないうちから細かい話をされたり、あっちこっちに話がとっ散らかると、聞く方は、カタコトの日本語を聞いて脳内変換したあとのように、ドッと脳が疲れることがあります。

②①をフレームワークで要素分解すると、どうなるのか?

例えば、料理1つとっても同じことが言えます。

料理のフレームワーク

・材料を揃える

・切る

・調理(加熱)

・味付け

・お皿に盛り付ける

ざっくりとこのようなフレームワークが成立すると思っています。

ところが、材料の話や調理の話が交互に出てきたりすると頭の中で整理がつかなくなり全体像が見えなくなります。

これは仕事の手順についても同様であっちこっちバラバラに教えてもらうと受け取る側もわけがわからなくなっていくので時系列ごとに分けて話を教える事で整理がつきやすくなります。

プライベートはともかく、仕事で話をする時は、パッと話の全体像を話してから、本題に入っていくのがポイントです。

③最も重要なメッセージを簡素化すると、どうなるか?

「痩せるためには、代謝を上げる行動と摂取カロリーを減らす行動を分ける」のがポイントです、といったように、必要な要素を階層や関連性ごとに分けて伝えることです。

もし、毎日食べる量を減らしているのに痩せない人にとっては、「代謝を上げることをしていなかった」と気がつくかも知れません。

④③をさらに相手に伝えるために階層構造を変えるとしたら、どうなるか?

「痩せるためには、代謝を上げる行動と摂取カロリーを減らす行動を分ける」という話をさらに相手に理解を促すためには、階層構造を変えて伝えるのがポイントです。

代謝を上げること、カロリーを減らすことは、第2階層ですから、ボクならもう少し具体性を持たせた伝え方をしようと考えます。

そこで第3階層の要素を盛り込んでみるわけです。

例えば、「効率よくやせたければ、食べる量を減らしつつ、運動して代謝を上げましょう」といった要領です。

最初は意識して行う

ものの理解が早い人は、聞いたこと、見たもの、読んだことを、きれいに引き出しに物を収めていくように分類しているように感じます(分類が上手いから、再現するもの上手い)

ボク自身も、いまでも自分の話が分かりやすいか、と自問することが多々ありますが、これを意識しならながら話す、書くことを繰り返していると、だいぶ改善してきたように思いますし、「読みやすい」と言ってもらえる機会が増えました。

これは一朝一夕でできることではありませんが、最初は、手帳やノートに書いて持ち歩き、話す前、書く前にサッと目を通して意識して行うことで、身につきます。

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■編集後記

昨日は早朝にブログを書き、終日お客様対応でした。

夜は少人数の忘年会でしたが、「忘年会減りましたね」だったり、「家飲みで充分楽しい」といったネタで盛り上がりました。

ABOUT ME
神作 英樹
●ウェブ解析士が日々の気付きをまとめています ●世田谷区在住 ●ウェブ解析や健康管理ネタなど ●身銭を切って買ったもの、実際に使ったもの、実際に見たものだけを紹介・我が子が理解できるわかりやすさが当ブログのポリシー

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