毎日のタスクをサクサクとこなす方法【まず、タスクを分解してみる】

毎日のタスクをサクサクとこなすために最初にやることは、タスクをもっと細かく分けることです。

パソコンで作業している風景


近所のファミレスにて

タスクをふせんに書き出してみたけれど、どうも思うようにこなすことができない。

タスクリストを書き出してみたけど、先延ばしにしてしまう。

このような悩みを抱えている方も多いと思います。

この記事では、思うようにタスクがこなせなくなって困った当時のボクが調べて実践したことで、サクサクとタスクがこなせるようになった方法をまとめてみました。

このような話をすると、「常にクライアントから確認や修正の電話がかかってくるためタスクを中断せざるを得ない立場の人はどうするんだ」「五月雨式に上司からタスクが降り掛かってくるんだけど」「毎日のタスクが大きく変化する人もいるでしょ」という意見もあると思います。


そのような場合でも、現実的ではないかも知れませんが、自分のコントロールできる範囲のタスクだけでも意識してやってみる価値はあると思います。

タスクを分解する

最初におすすめしたいのが、タスクを分解するということです。

例えば、「読書」というタスクになかなか取りかかれないとします。

ボクは、「読書」というタスクを以下の3つのタスクに分解しました。

✅読みたい本を探す
✅他人のブックレビューを読む
✅Amazonで買う

このように細かく分解することで、こなすべきひとつひとつのタスクに対する心理的ハードルが下がり、タスクが取り掛かりやすくなります。
海水は沸かせなくとも、鍋にすくった海水は沸かすことができるように、まずはひとつひとつの行動単位に分解してみることをおすすめします。

時間帯ごとに分けて計画する

続いては、時間帯ごとに分けて計画することです。

例えば、今日1日にこなすべき10個のタスクがあるとします。

この場合ボクは、10個のタスクを夕方6時までに終わらせよう、ではなく、以下のように分けて計画するようにしました。

✅正午までに終わらせるタスク(4個)
✅午後3時までに終わらせるタスク(3個)
✅午後6時までに 終わらせるタスク(3個)

このように時間帯ごとに分けることで、ランチタイムまでの4つのタスクに集中することができます。

フルマラソンをする時にのいきなり42.195キロ先の最終ゴールをイメージせず、10キロ先の給水所を中間ゴールにイメージするように、まずは3〜4つくらいの時間帯ごとに分けて計画することをおすすめします。

15分以内でできるタスクの活用

重めのタスクと軽めのタスクを交互にこなす

最後は、15分以内でできるタスクの活用です。

会議と会議の合間にできた15分のスキマ時間がある場合を想像してください。

ゆっくり自分のタスクをこなせるほどの余裕はない、とはいえボーッと過ごすのはもったいない。

そんな時のために、15分以内でできる負荷の軽いタスクリストを作っておきましょう。

例えば、

✅メールのチェック

✅机まわりの整理&ゴミ捨て

✅スマホの画面を拭く

といった具合に、ちょっとした時間にできることを敢えてタスクにしておきます。

ヘビーな会議も1つのタスクですが、ゴミ捨ても1つのタスクです。

タスクを自分の意思で「やっつけた」ことに変わりはないので、一定の達成感を得ることができますし、ワーキングメモリを使いがちな重めのタスクの合間に負荷の軽いタスクを噛ませることで、次の重めのタスクに取り掛かりやすくなります。

まとめ

大げさではなく、仕事も人生も出来事の連続体です。

タスク管理は行動パターンを見ることであり、自分はこういう時間の使い方をしているんだ、という【毎日の過ごし方=生き方】を思い出させてくれる道具です。


結局のところ、人間は目の前のことひとつひとつのタスクをこなすことしかできないことを認識して、もっと細かくできないか、今日中に全部はできないけど、◯◯と●●だけはやっておこう、と自分に言い聞かせることができれば、毎日のタスクがいまよりはるかにサクサクとこなせるようになるはずです。

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